Ogólnopolskie branżowe/tematyczne spotkanie sieciujące dla kadry kierowniczej OWES

Bałtów, 11-12 Października 2017 r.

Podsumowanie realizacji spotkania projektowego

Przygotował: Sebastian Ciszewski – moderator

Data: 15.10.2017

W dniach 11-12 października w Bałtowie miało miejsce drugie spotkanie Forum Aktywności Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej realizowanego w ramach PO Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków UE, w ramach EFS (2.9 Rozwój ekonomii społecznej):

OGÓLNOPOLSKIE BRANŻOWE/TEMATYCZNE SPOTKANIE SIECIUJĄCE
DLA KADRY KIEROWNICZEJ OWES

 

Program spotkania zawierał następujące moduły:

Dzień 1:

  • Przywitanie uczestników przez lokalne PS.
  • Wystąpienie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwa Rozwoju.
  • Warsztaty moderowane dotyczące tematyki związanej z wystąpieniem.
  • Warsztat I: Jak zachęcić samorządy i przedsiębiorców do współpracy z OWES – budowanie partnerstwa trójsektorowego./ Warsztat II: Sesja z psychologiem (zarządzanie zasobami ludzkimi, motywowanie, rekrutacja).

Dzień 2:

  • Sesja plenarna.
  • Wystąpienie: Wymiar branżowy sieciowania przedsiębiorstw społecznych na przykładach Nidzickiej Fundacji Rozwoju “Nida” oraz Związku Organizacji Sieci Współpracy „Barka”.
  • Wizyta studyjna w przedsiębiorstwie społecznym – Jura Park Bałtów.
  • Sesja podsumowująca spotkanie – moderowana.
  1. GŁÓWNA KONCEPCJA SPOTKANIA – założenia

Jak sama nazwa spotkania wskazuje ideą przewodnią miało być sieciowanie uczestników – kadry kierowniczej. Celem głównym w takim przypadku jest wzajemne zapoznanie się uczestników, integracja w ramach środowiska, poznanie i wymiana zasobów, szczególnie doświadczeń. Praca
w formule sieciowania to stworzenie przestrzeni do wielu bezpośrednich interakcji międzyludzkich, bezpiecznej i otwartej komunikacji, stosowanie dłuższych i wzajemnie powiązanych form pracy (efekty pracy).

  1. GŁÓWNA KONCEPCJA SPOTKANIA – realizacja

Zaproponowany program w ograniczony sposób umożliwiał realizację koncepcji sieciowania. Program zawierał moduły, które koncentrowały uwagę uczestników na zagadnieniach a nie na uczestnikach, interakcjach i budowaniu kontaktów. Prezentację przedstawicieli ministerstwa i późniejsza dyskusja
z pewnością były istotne dla środowiska OWES, ale nie były przestrzenią do sieciowania.

Warsztaty grupowe w większym zakresie pozwalały uczestnikom nawiązywać kontakty i poznawać się, ale działo się to po pierwsze w małych grupach (ograniczona liczba kontaktów, brak powszechnej rotacji), a po drugie uczestnicy prowadzili rozmowy w tematach zadanym przez prowadzących.

W dniu drugim uczestnicy dyskutowali nad pomysłem stworzenia formalnej sieci OWES. Była to jednak rozmowa o sensie sieciowania a nie faktyczna realizacja sieciowania „tu i teraz”.

Kolejnym punktem programu było wystąpienie – prezentacja. Była to komunikacja jednokierunkowa. Ze względu na możliwości czasowe nie miała miejsce sesja pytań, opinii itp.

Ostatnim punktem programu była wizyta studyjna. W tym momencie większość uczestników już opuściła spotkanie i w wycieczce uczestniczyła garstka osób.

Podsumowując: koncepcja programu i późniejsza jego realizacja nie stwarzała przestrzeni do sieciowania/ interakcji środowiska kierowniczego OWES zgodnie z charakterem zaproponowanej formy pracy. Można stwierdzić, że krótkie ćwiczenie na początku spotkana – wzajemne przywitanie się, było jedynym powszechnie angażującym doświadczeniem sieciującym. Warto jednak dodać, że uczestnicy spotkania odnosili się do siebie życzliwie i sympatycznie. Atmosfera na warsztatach była pozytywna i twórcza. Nie udało się jednak stworzyć takiej jakości interakcji i pracy, która zapobiegłaby chęci wcześniejszego opuszczenia spotkania przez znaczną część obecnych.

Trzeba również zwrócić uwagę na niższą frekwencję na początku spotkania, niż zakładana. Brak wszystkich zaproszonych, w połączeniu z dużą salą pośrednio mógł wpłynąć na odbiór rangi spotkania. Rozproszeni uczestnicy w dużej przestrzeni mogli odnieść wrażenie osamotnienia
i braku kontaktu.

Część modułów miała bardziej charakter promocyjny (wystąpienie przedstawiciela PS, warsztat
o partnerstwie trójsektorowym, prezentacja o sieciowaniu, wizyta studyjna) i techniczny (część ministerialna), niż sieciujący, integrujący, uruchamiający proces grupowy. Uczestnicy wyjechali ze spotkania z wiedzą odnośnie zmian w przepisach, dziesiątkami odpowiedzi na teoretyczne pytania (np. jak motywować ludzi), informacjami na temat historii Bałtowa czy kilku innych przykładów realizacji partnerstwa, ale właściwie nie spotkali się w procesie grupowym. W takiej sytuacji tytuł spotkania mógł być mylący lub zbuduje na przyszłość fałszywe przekonania czym są spotkania sieciujące.

  • MODUŁY PROGRAMU – uwagi
  • Przywitanie się. Jak już zostało wspomniane wcześniej, ten krótki moment miał charakter powszechnego doświadczenia sieciowania. Uczestnicy wzajemnie zauważali swoją obecność
    i nawiązywali kontakt. Zostały przełamane pierwsze lody. W takiej sytuacji można na takim gruncie zapraszać uczestników do kolejnych interakcyjnych doświadczeń.
  • Wystąpienie przedstawiciela PS. Została przedstawiona historia realizacji Bałtowa. Prezentacja była ciekawa i merytoryczna. Mogłaby być krótsza. W konsekwencji zajęła więcej czasu niż zaplanowano, a kolejny punkt programu też miał charakter wystąpień i komunikacji jednokierunkowej. W takiej sytuacji pierwsza część spotkania nie miała dynamicznego, interakcyjnego i twórczego charakteru. Obserwując uczestników można było dostrzec różny stopień zaciekawienia tematem (od notowania po zajęcie się swoimi sprawami). Zabrakło działań, które zbudowałyby wrażenie, że spotkanie będzie dynamiczne, w kontakcie, przełomowe w dotychczasowych konferencyjnych czy warsztatowych doświadczeniach obecnych osób.
  • Część ministerialna. Trudno zaprzeczyć, że była to wartościowa i skupiająca uwagę uczestników pozycja w programie. Świadczyła o tym późniejsza długa sesja pytań
    i komentarzy. Spowodowało to kontynuacje tego punktu programu również po przerwie obiadowej, czego efektem było ograniczenie czasu na pracę warsztatową. Nie negując potrzeby uczestników wymiany informacji z przedstawicielami ministerstw, trzeba jednak zauważyć, że w ramach koncepcji sieciowania jest to moduł utrudniający a nie wspierający realizację celu głównego.
  • Część warsztatowa. Tak jak wspomniano wcześniej, w efekcie przedłużenia się części ministerialnej, czas na pracę warsztatową został ograniczony. Uczestnikom zostały zaproponowane dwa mini warsztaty. W mojej ocenie warsztat z zakresu budowania partnerstwa trójsektorowego bliższy był głównej koncepcji spotkania. Obserwując reakcje uczestników widoczne było zainteresowanie i uważność. Jednak ograniczony czas na pracę warsztatową skutkował raczej wybiórczym potraktowaniem tematu. Po części opisania wybranego partnerstwa w dwóch podgrupach zabrakło części określenia zasobów uczestników, metodyki budowania partnerstwa i projektowania takich działań. W przestrzeni 70 minut realizacja wszystkich zagadnień nie była możliwa.

Drugi warsztat to spotkanie z psychologiem, który już na wstępie informował, że nie jest psychologiem. Zrealizowany warsztat prezentował jedną technikę namysłu twórczego World Café. Uczestnicy zastanawiali się nad czterema kwestiami:

1.      Jakie elementy należy brać pod uwagę w kontekście motywowania pracowników/ współpracowników?

2.      Jak przygotować i poprowadzić skuteczną rekrutację (podaj kluczowe elementy)? Perspektywa organizacji i kandydata.

3.      Jakie elementy mają kluczowy wpływ na budowanie relacji w zespole?

4.      Jak tworzyć środowisko/ kulturę organizacji, która zmotywuje pracowników?

Uczestnicy spisali kilkadziesiąt odpowiedzi na każde pytanie i … na tym zakończył się warsztat. Materiał ma zostać udostępniony przez prowadzącego chętnym osobom (można było zostawić swój adres mailowy). Podobnie jak w przypadku pierwszego warsztatu zabrakło rozwinięcia tematu i przejścia od etapu refleksji do etapu projektowania. Jednym z głosów
z sali było pytanie: a co to ma wspólnego z OWES?

Każde z pytań mogłoby być tematem osobnego warsztatu a nawet całego spotkania. Stąd zawarcie ich w krótkiej formie warsztatowej można odebrać jako raczej chęć pokazania formy pracy, niż realne skupienie się na treściach i efektach pracy.

***

Uczestnicy rotacyjnie brali udział w każdym warsztacie, co w połączeniu z wcześniejszą częścią ministerialną i luźnym połączeniem tematów warsztatów stworzyło poznawczy eklektyzm. Prawdopodobnie każdy z uczestników w jakimś stopniu skorzystał z propozycji programowych. Trudno jednak oceniać program jako spójny i wspierający realizację koncepcji sieciowania.

·        Sesja plenarna do dyspozycji OWES. Ten moduł został zaplanowany na 90 minut od godziny 8:30. Jednak o tej porze na sali były tylko 3 osoby. Spotkanie rozpoczęło się 30 minut później. Inicjatywę przejęło dwóch uczestników, którzy propagowali koncepcję stworzenia formalnej sieci OWES. Nie odnosząc się do merytorycznej strony samej propozycji, należy zauważyć że dyskusja skupiła się na kwestiach technicznych. Ponownie zabrakło przestrzeni do pracy warsztatowej i zbudowania podwalin tego o czym uczestnicy postanowili debatować.

·        Wystąpienie (prezentacja) o przykładach sieciowania. Spójne, angażujące uwagę. Niestety bez części dyskusji, pytań, komentarzy. Treść prezentacji dotyczyła tylko branży turystycznej, co zauważył jeden z uczestników.

·        Wizyta studyjna. Jak już wspomniano wcześniej, w tej części programu wzięło udział tylko kilkoro uczestników. Wizyta była tak naprawdę wycieczką, w trakcie której poznaliśmy topografię parku Bałtowie, historię dinozaurów i zobaczyliśmy Zwierzyniec. Wszystko to było ciekawe i wartościowe. Niestety za trafny trzeba uznać komentarz jednego z uczestników, który głośno wyraził swoją opinię: Myślałem, że spotkamy się z ludźmi, którzy ten park stworzyli i nim zarządzają.

W takiej sytuacji wizyta studyjna była „czasoumilaczem” i nagrodą dla uczestników, którzy wytrwale pozostali do końca całego spotkania.

·        Sesja podsumowująca spotkanie. Nie odbyła się z powodu niskiej frekwencji, opóźnień czasowych i właściwie braku zainteresowania ze strony kilku jeszcze obecnych osób.

  1. WNIOSKI KOŃCOWE – REKOMENDACJE:

1.      Miejsce spotkania i warunki pracy można ocenić jako poprawne. Wybór Bałtowa był czytelny i zrozumiały dla uczestników. Z kwestii technicznych można zaproponować ograniczenie przestrzeni (mniejsze pomieszczenia) w przypadku pracy warsztatowej
i efektywniejsze nagłośnienie.

2.      Wszyscy uczestnicy otrzymali pakiet materiałów.

3.      Obsługa uczestników stała na wysokim poziomie. Catering kawowy był stale dostępny. Zapewniono uczestnikom dostęp do sanitariatów.

4.      Udało się zrealizować prawie wszystkie punkty programu (poza podsumowaniem). Jednak zauważalne były obsuwy czasowe.

5.      Zabrakło spójnego powiązania przyczynowo-skutkowego poszczególnych punktów programu. Wpłynęło to na niepełną realizację głównego celu, jakim była integracja środowiska/ sieciowania obecnych osób. W przypadku innego tytułu spotkania zaproponowane moduły byłyby wieloaspektowym spotkaniem środowiska OEWS.

6.      Warto zarekomendować w przyszłym planowaniu takie formy pracy, które tworzą przestrzeń do:

a.      budowania kontaktów i wymiany zasobów np. Open Space

b.      pogłębionej refleksji, przejścia do projektowania i pragmatyki działania np. Warsztaty Przyszłości.

7.      Większość ludzi to wzrokowcy. W takiej sytuacji warto wykorzystać otaczającą przestrzeń do pobudzenia twórczej pracy np. plakaty z wnioskami, parking pytań, wystawa kontaktów, stół z materiałami/ literaturą.

8.      Istotną kwestią była frekwencja. Tak początkowa, jak i końcowa. Warto zapytać uczestników spotkania np. w formie ewaluacji, o przyczynę takiej sytuacji i przyszłe realne planowanie podobnych spotkań. Z jednej strony przyczyną może być brak zainteresowania propozycjami organizatorów, a z drugiej potrzeba powrotu do domu
o określonej godzinie.

9.      Drobnym, ale budującym dobre i trwalsze wspomnienia byłoby wykonanie wspólnego zdjęcia wszystkich obecnych. Uczestnicy mogliby wyeksponować takie zdjęcie w swoich siedzibach.

(koniec dokumentu)

Projekt jest realizowany w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
Oś priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.9 Rozwój ekonomii społecznej.